1) Administrator danych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Urząd Miejski w Debrznie, ul. Traugutta 2, 77-310 Debrzno, e‑mail: urzad@debrzno.pl (pozostałe dane kontaktowe zgodnie z informacjami na stronie Urzędu).

2) Inspektor Ochrony Danych (IOD)

Kontakt do IOD: iod@debrzno.pl (korespondencyjnie: adres Administratora). Jeśli w jednostce wyznaczono imiennie IOD, jego dane można podać w tym miejscu.

3) Cele i podstawy przetwarzania

Dane przetwarzane są w celach:

  • przeprowadzenia konsultacji społecznych i Budżetu Obywatelskiego (przyjmowanie projektów, weryfikacja, obsługa głosowania, publikacja wyników, sprawozdawczość, kontrola, archiwizacja) – art. 6 ust. 1 lit. e RODO w zw. z art. 5a ustawy o samorządzie gminnym oraz właściwą uchwałą Rady Miejskiej;
  • wypełnienia obowiązków prawnych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w tym archiwizacja na podstawie przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i JRWA;
  • obsługi kont i bezpieczeństwa serwisu – art. 6 ust. 1 lit. e oraz lit. f RODO (uzasadniony interes: bezpieczeństwo, przeciwdziałanie nadużyciom);
  • opcjonalnej komunikacji (np. powiadomienia) – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda), jeśli takie funkcje są udostępnione.

4) Zakres danych

Możemy przetwarzać m.in.: dane identyfikacyjne i kontaktowe (imię, nazwisko, e‑mail, telefon), dane weryfikujące uprawnienie do udziału w BO (np. PESEL – tylko gdy przewiduje to regulamin), dane konta (login, zaszyfrowane hasło), dane związane ze złożonymi projektami i głosowaniem (w tym metadane) oraz dane techniczne (adres IP, nagłówki, logi).

5) Źródła danych

Dane pozyskiwane są bezpośrednio od Pani/Pana (formularze, rejestracja). Weryfikacja uprawnienia do głosowania może odbywać się na podstawie danych będących w dyspozycji gminy, w zakresie niezbędnym i zgodnie z prawem.

6) Odbiorcy danych

Odbiorcami mogą być: upoważnieni pracownicy i komórki UM Debrzno, komisje i zespoły BO, podmioty przetwarzające (hosting/utrzymanie platformy, dostawcy systemów powiadomień), a także podmioty uprawnione z mocy prawa.

7) Przekazywanie poza EOG

Co do zasady dane nie są przekazywane poza EOG. Gdyby było to konieczne, zastosujemy środki wymagane przez RODO (np. standardowe klauzule umowne) i poinformujemy o tym zgodnie z prawem.

8) Okres przechowywania

Dane przechowywane są przez czas niezbędny do realizacji celów, a następnie zgodnie z przepisami o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz JRWA, właściwymi dla dokumentacji związanej z konsultacjami społecznymi/BO.

9) Prawa osób, których dane dotyczą

  • dostęp do danych i uzyskanie kopii,
  • sprostowanie danych,
  • ograniczenie przetwarzania,
  • sprzeciw – gdy podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. e RODO,
  • usunięcie danych – o ile przepisy (w tym archiwalne) na to pozwalają,
  • przenoszenie danych – gdy podstawą jest zgoda/umowa i przetwarzanie jest zautomatyzowane.

Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody – mogą ją Państwo wycofać w dowolnym momencie (nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania).

10) Skarga do organu nadzorczego

Przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (aktualne dane kontaktowe na stronie UODO).

11) Obowiązek podania danych i konsekwencje braku

Podanie danych wymaganych przepisami i regulaminem BO jest obowiązkowe – ich brak może uniemożliwić złożenie projektu, weryfikację uprawnienia czy udział w głosowaniu. Podanie danych opcjonalnych (np. zgody komunikacyjne) jest dobrowolne.

12) Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany, w tym profilowania, które wywoływałoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływało na osoby, których dane dotyczą.

13) Podstawy lokalne

Zasady Budżetu Obywatelskiego w Gminie Debrzno określa właściwa uchwała Rady Miejskiej wraz z regulaminem danej edycji. Prosimy o zapoznanie się z bieżącą uchwałą/regulaminem na stronach gminy.

14) Pliki cookie

Informacje o wykorzystywaniu plików cookie znajdują się w dokumencie Polityka plików cookie.

15) Zmiany dokumentu

W przypadku zmian w przepisach, procesach lub systemach zaktualizujemy niniejszy dokument. Data obowiązywania jest podana na początku.